Manajemen Administrasi Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

* mengetik (typing)
* menghitung (calculating)
* memeriksa (checking)
* menyimpan warkat/arsip (filing)
* menelepon (telephoning)
* menggandakan (duplicating)
* mengirim surat (mailing)
* dan kegiatan lain.

ASPEK MANAJEMEN PERKANTORAN

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

* Manajemen dan pengarahan
* Tata laksana/penyelenggaraan
* Pelaksana secara efisien
* Manajemen
* Pengawasan
* Pengendalian dan pengawasan
* Pengarahan dan pengawasan
* Pengarahan
* Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

* pegawai
* Material perlengkapan
* Persayaratan
* Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

* Kepegawaian perkantoran (office personel)
* Metode perkantoran (office methods)
* Perlengkapan perkantoran (office equipment)
* Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
* Biaya perkantoran (office costs)
* Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

* ruang perkantoran (office space)
* komunikasi (communications)
* kepegawaian kantor (office personnel)
* perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
* peralatan dan mesin (appliance and machine)
* perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
* metode (methods)
* tata warkat (records)
* kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

TUJUAN

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu[1]:

* Memberikan semua keterangan yang lengkap & diperlukan siapa saja,kapan&dimana saja
* Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
* Membantu perusahaan memelihara persaingan.
* Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
* Membuat catatan dengan biaya minimal

KEGIATAN

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.

Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik,dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi), dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.

Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya.Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan "triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan semakin meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditentukan.

PROSES

Pendekatan mengenai tahapan proyek secara umum adalah mengidentifikasi urutan langkah yang harus diselesaikan. Dalam "pendekatan tradisional" ini, lima komponen perkembangan proyek dapat dibedakan (empat tahap ditambah kontrol) dan ditambah lagi tahapan penyelesaian proyek, yang dapat juga dapat disebut "Siklus Kehidupan Proyek" (Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :

* inisiasi;
* perencanaan dan desain;
* pelaksanaan dan konstruksi;
* pemantauan dan sistem pengendalian;
* penyelesaian.

TAHAP INISIASI

Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.

TAHAP PERENCANAAN DAN DESAIN

Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.


TAHAP EKSEKUSI

Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek dan/atau Konstruksi) Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.

TAHAP PEMANTAUAN DAN SISTEM PENGENDALIAN

Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

TAHAP PENUTUPAN

Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan dating. Organisasi Proyek Tahapan ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup (penyelesaian). Namun tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya proyek dapat dihentikan sebelum mereka mencapai penyelesaian. Beberapa proyek tidak mengikuti perencanaan terstruktur dan / atau proses pemantauan. Beberapa proyek akan melalui langkah 2, 3 dan 4 beberapa kali.
Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini. Sebagai contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan konstruksi, proyek biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang berbeda-beda seperti pada tahapan Perencanaan dengan nama: Pra-Perencanaan, Desain Konseptual, Desain Skema, Pengembangan Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak), dan/atau Administrasi Konstruksi.

Manajemen Strategis

Manajemen strategis adalah seni dan ilmu penyusunan, penerapan, dan pengevaluasian keputusan-keputusan lintas fungsional yang dapat memungkinkan suatu perusahaan mencapat sasarannya. Manajemen strategis adalah proses penetapan tujuan organisasi, pengembangan kebijakan dan perencanaan untuk mencapai sasaran tersebut, serta mengalokasikan sumber daya untuk menerapkan kebijakan dan merencanakan pencapaian tujuan organisasi. Manajemen strategis mengkombinasikan aktivitas-aktivitas dari berbagai bagian fungsional suatu bisnis untuk mencapai tujuan organisasi.

Manajemen strategis merupakan aktivitas manajemen tertinggi yang biasanya disusun oleh dewan direksi dan dilaksanakan oleh CEO serta tim eksekutif organisasi tersebut. Manajemen strategis memberikan arahan menyeluruh untuk perusahaan dan terkait erat dengan bidang perilaku organisasi.

Manajemen strategis berbicara tentang gambaran besar. Inti dari manajemen strategis adalah mengidentifikasi tujuan organisasi, sumber dayanya, dan bagaimana sumber daya yang ada tersebut dapat digunakan secara paling efektif untuk memenuhi tujuan strategis. Manajemen strategis di saat ini harus memberikan fondasi dasar atau pedoman untuk pengambilan keputusan dalam organisasi. Ini adalah proses yang berkesinambungan dan terus-menerus. Rencana strategis organisasi merupakan dokumen hidup yang selalu dikunjungi dan kembali dikunjungi. Bahkan mungkin sampai perlu dianggap sebagaimana suatu cairan karena sifatnya yang terus harus dimodifikasi. Seiring dengan adanya informasi baru telah tersedia, dia harus digunakan untuk membuat penyesuaian dan revisi.

Pembentukan strategi

Tugas pertama dalam manajemen strategis pada umumnya adalah kompilasi dan penyebarluasan pernyataan misi. Aktivitas ini mendokumentasikan kerangka dasar organisasi dan mendefinisikan lingkup aktivitas yang hendak dijalankan oleh organisasi.

Setelah itu, organisasi bersangkutan akan melakukan pemindaian lingkungan untuk membangun keselarasan dengan pernyataan misi yang telah dibuat.

Pembentukan strategi adalah kombinasi dari tiga proses utama sebagai berikut:

* Melakukan analisis situasi, evaluasi diri dan analisis pesaing: baik internal maupun eksternal; baik lingkungan mikro maupun makro.
* Bersamaan dengan penaksiran tersebut, tujuan dirumuskan.

Tujuan ini harus bersifat paralel dalam rentang jangka pendek dan juga jangka panjang. Maka di sini juga termasuk di dalamnya penyusunan pernyataan visi (cara pandang jauh ke depan dari masa depan yang dimungkinkan), pernyataan misi (bagaimana peran organisasi terhadap lingkungan publik), tujuan perusahaan secara umum (baik finansial maupun strategis), tujuan unit bisnis strategis (baik finansial maupun strategis), dan tujuan taktis.

Manajemen Resiko

Manajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu. Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian, serta tuntutan hukum. Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada risiko yang dapat dikelola dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.

Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan manajemen risiko melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi).

Dalam perkembangannya Risiko-risiko yang dibahas dalam manajemen risiko dapat diklasifikasi menjadi

* Risiko Operasional
* Risiko Hazard
* Risiko Finansial
* Risiko Strategik

Kategori risiko

Risiko dapat dikategorikan ke dalam dua bentuk :

1. risiko spekulatif, dan
2. risiko murni.

RESIKO SPEKULATIF

Risiko spekulatif adalah suatu keadaan yang dihadapi perusahaan yang dapat memberikan keuntungan dan juga dapat memberikan kerugian.

RESIKO MURNI

Risiko murni (pure risk) adalah sesuatu yng hanya dapat berakibat merugikan atau tidak terjadi apa-apa dan tidak mungkin menguntungkan. Salah satu contoh adalah kebakaran, apabila perusahaan menderiat kebakaran,maka perusahaan tersebut akan menderita kerugian.

Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Prinsip manajemen

1. Pembagian kerja (Division of work)
2. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
3. Disiplin (Discipline)
4. Kesatuan perintah (Unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
7. Penggajian pegawai
8. Pemusatan (Centralization)
9. Hirarki (tingkatan)
10. Ketertiban (Order)
11. Keadilan dan kejujuran
12. Stabilitas kondisi karyawan
13. Prakarsa (Inisiative)
14. Semangat kesatuan



Bidang manajemen

• Manajemen administrasi perkantoran
• Manajemen pergantian
• Manajemen komunikasi
• Manajemen constraint
• Manajemen biaya
• Manajemen hubungan pelanggan
• Manajemen harga pendapatan
• Manajemen enterprise
• Manajemen fasilitas
• Manajemen integrasi
• Manajemen pengetahuan
• Manajemen pemasaran
• Manajemen mikro
• Manajemen sakit
• Manajemen pandangan
• Manajemen procurement
• Manajemen program
• Manajemen projek
• Manajemen proses
• Manajemen produksi
• Manajemen kualitas
• Manajemen sumber daya manusia
• Manajemen risiko
• Keahlian manajemen
• Manajemen pengeluaran
• Manajemen rantai suplai
• Manajemen sistem
• Manajemen waktu
• Manajemen stress
• Manajemen strategis
• Manajemen keuangan
• Manajemen personalia
• Manajemen organisasi
• Manajemen Pertunjukan
• Manajemen Persiapan dan Pelaksanaan

Awal Perjalanan Semester 1

Assalamualaikum wr.wb
Nama saya Rifka Nursyifa . Saya kuliah di Unversitas Esa Unggul. Saya mengambil Fakultas Ekonomi, Jurusan Manajemen. Alasan saya mengambil Fakultas Ekonomi adalah karena menurut saya Ekonomi adalah Ilmu yang sangat penting dan ilmu yang mengajarkan kan dan membantu memecahkan masalah kehidupan ekonomi sehari-hari .
Pelajaran-pelajaran yang saya pelajari pada Semester 1 adalah Toefl 1, Pengantar Bisnis, Pengantar Akuntansi, Matematika Ekonomi, Aspek Hukum Dalam Ekonomi, Ekonomi Koperasi, Statistik dan Pengantar Aplikasi Komputer.
Semua Pelajaran sangat penting dan sangat bermanfaat sebagai Bekal untuk masa depan.

Rangkuman Singkat Materi-Materi Semester 1

TOEFL

TOEFL merupakan singkatan dari Test Of English as a Foreign Language. TOEFL adalah standardisasi kemampuan bahasa inggris seseorang secara tertulis (de jure) yang meliputi empat aspek penguasaan: Listening, Writing dan Reading. Umumnya, orang memahami bahwa bahasa inggris adalah speaking, conversation, cas cis cus dan seterusnya. Bahasa inggris mengcover 4 skill utama yaitu: Listening (pencernaan kata melalui pendengaran), Writing (pencernaan kata melalui tulisan dan tata bahasanya), reading (pencernaan makna sebuah text bahasa) dan Speaking (mampu mengucapkannya).Berbicara tentang penguasaan bahasa, maka tidak bisa dilepaskan dari penguasaan empat skill tadi, secara sempurna. Namun, banyak yang beranggapan, yang penting adalah kemampuan mengucapkannya, meski dengan tata bahasa yang penuh toleransi dan pilihan kata yang seadanya dan asal ketemu. Menurut saya, Toefl adalah pelajaran yang menyenangkan dan penting. Karena, Bahasa Inggris adalah Bahasa Internasional dan seseorang harus mampu menggunakan bahasa inggris agar dapat menyusuaikan diri dalam dunia globalisasi.



PENGANTAR BISNIS

Pengantar Bisnis adalah pelajaran yang menjelaskan segala sesuatu tentang Bisnis.Dimana dalam pelajaran ini kita diajak untuk berfikir dan memecahkan masalah-masalah ekonomi dan cara-cara mengambil keputusan serta etika-etika yang baik dalam mendirikan Perusahaan dan dalam berprilaku terhadap orang banyak. Selain itu, Bisnis merupakan seluruh kegiatan yang diorganisasikan oleh orang-orang yang berkecimpung dalam bidang perniagaan dan industri yang menyediakan barang dan jasa untuk mempertahankan dan memperbaiki standar serta kualitas hidup.


PENGANTAR AKUNTANSI

Pengantar Akuntasi adalah Pelajaran yang bertujuan agar Mahasiswa diharapkan mengerti dan mampu membuat laporan keuangan suatu perusahaan, mengetahui dan mengerti prinsip dan teknik-teknik Akuntansi. Selain itu, Mahasiswa diharapkan dapat mengerti dan mampu membuat laporan perusahaan dagang, perusahaan industri, serta mengetahui dan mampu mengerjakan Akuntansi dan Aktiva lancar dan Aktiva tetap untuk setiap perusahaan.


MATEMATIKA EKONOMI

Matematika ekonomi merupakan cabang ilmu ekonomi yang tidak berbeda dengan keuangan negara dan perdagangan Internasional. Matematika Ekonomi digunakan untuk pendekatan dalam analisa ekonomi dengan menggunakan simbo-simbol matematis yang dinyatakan dalam suatu permasalahan ekonomi.


ASPEK HUKUM DALAM EKONOMI

Aspek Hukum Dalam Ekonomi adalah ilmu yang mempelajari semua yang berpengaruh dalam kegiatan ekonomi antara lain adalah pelaku dari kegiatan ekonomi yang jelas mempengaruhi kejadian dalam ekonomi, komoditas ekonomi yang menjadi awal dari sebuah kegiatan ekonomi, kemudian aspek-aspek lain yang mempengaruhi hukum ekonomi itu sendiri seperti contoh yang ada di atas, yaitu kurs mata uang, aspek lain yang berhubungan seperti politik dan aspek lain dalam hubungan ekonomi yang sangat kompleks.


EKONOMI KOPERASI

Ekonomi Koperasi adalah ilmu yang mempelajari tentang Apa yang dimaksud dengan Koperasi, Sejarah Koperasi, Tujuan serta manfaat koperasi dan lain-lain yang berkaitan tentang koperasi. Ekonomi Koperasi sangat bermanfaat karena bertujuan agar Mahasiswa mengetahui Cara mendirikan koperasi dan Mengetahui manfaat dari di dirikannya koperasi.


STATISTIKA

Statistika adalah ilmu yang mempelajari bagaimana merencanakan, mengumpulkan, menganalisis, menginterpretasi, dan mempresentasikan data. Singkatnya, statistika adalah ilmu yang berkenaan dengan data. Istilah 'statistika' (bahasa Inggris: statistics) berbeda dengan 'statistik' (statistic). Statistika merupakan ilmu yang berkenaan dengan data, sedang statistik adalah data, informasi, atau hasil penerapan algoritma statistika pada suatu data. Dari kumpulan data, statistika dapat digunakan untuk menyimpulkan atau mendeskripsikan data; ini dinamakan statistika deskriptif. Sebagian besar konsep dasar statistika mengasumsikan teori probabilitas. Beberapa istilah statistika antara lain: populasi, sampel, unit sampel, dan probabilitas.


PENGANTAR APLIKASI KOMPUTER

Pengantar Aplikasi Komputer adalah ilmu yang mengajarkan Materi yang diberikan dalam proses belajar mengajar antara lain :
• Pengetahuan Dasar Komputer
• Perkembangan dan Klasifikasi Komputer
• Perangkat Keras Komputer
• Perangkat Lunak Komputer
• Sistem Pengolahan Data Komputer
• Sistem Basis Data dan Sistem Berorientasi Objek
• Sistem Informasi Berbasis Komputer
• Jaringan Komputer
• Internet
• Keamanan Komputer
• Keamanan Komputer dan Etika di Bidang Teknologi Informasi
Dan Tujuan mempelajari Pengantar Aplikasi Komputer , diharapkan mahasiswa dapat:
• menghadapi serbuan teknologi komputer dengan bijaksana,
• mencari dan mengembangkan IPTEK,
• memanfaatkan teknologi yang masuk secara positif.
Itulah Pelajaran yang saya pelajari selama Semester 1. Semua pelajaran yang sangat bermanfaat dan sangat berguna untuk bekal masa depan.

Ekonomi

Ilmu ekonomi adalah ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam memilih dan menciptakan kemakmuran. Inti masalah ekonomi adalah adanya ketidakseimbangan antara kebutuhan manusia yang tidak terbatas dengan alat pemuas kebutuhan yang jumlahnya terbatas. Permasalahan tersebut kemudian menyebabkan timbulnya kelangkaan